ในการนำเอาระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในสำนักงานเป็นการลงทุนค่อนข้างสูงจำเป็นที่จะต้องวิเคราะห์และพิจารณาเสียก่อนว่าจะคุ้มค่าหรือไม่ ผู้บริหารควรตั้งทีมงานหรือคณะกรรมการเฉพาะกิจศึกษาและพิจารณาก่อนตัดสินใจ และควรมีผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยพิจารณาร่วมด้วย ซึ่งหากในหน่วยงานไม่มีอาจใช้ที่ปรึกษาจากภายนอกองค์กรมาร่วมให้ความคิดเห็นต่อการเปลี่ยน แปลงของระบบสำนักงาน ข้อควรพิจารณาใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ มีดังนี้
1. การวิเคราะห์ความต้องการของสำนักงาน เป็นการศึกษาระบบปัจจุบัน ปัญหาที่ประสบ และความต้องการของผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานที่เกี่ยวข้อง โดยการเก็บรวบรวมข้อมูลจากการสัมภาษณ์ และนำข้อมูลทั้งหมดมาหาข้อสรุปที่เป็นที่ยอมรับของผู้ปฏิบัติงานส่วนใหญ่
2. การศึกษาความเป็นไปได้ของระบบ นำข้อมูลปัญหาที่ได้มาวิเคราะห์ความเป็นไปได้ที่จะใช้ระบบเพื่อแก้ปัญหาและสนองความต้องการของผู้ปฏิบัติงานได้ รวมทั้งทรัพยากรที่ใช้ในการจัดหาระบบและความคุ้มค่าในการลงทุน
3. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ ควรให้ผู้เชี่ยวชาญด้านสำนักงานอัตโนมัติออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เห็นภาพและแนวทางแก้ปัญหาที่ชัดเจนขึ้น
4. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ เมื่อทราบรูปแบบและอุปกรณ์ที่จะใช้ในระบบสำนักงานอัตโนมัติว่ามีอะไรบ้าง ก็ทำการจัดหาโดยศึกษาหาข้อมูลจากตัวแทนหลาย ๆ แห่ง เพื่อทราบข้อมูลข้อได้เปรียบเสียเปรียบของอุปกรณ์แต่ละชนิดนำมาเปรียบเทียบกัน แล้วจัดหาอุปกรณ์ที่ดีและเหมาะสมที่สุด
5. การนำระบบมาติดตั้งในสำนักงาน เมื่อได้พิจารณาจัดหาอุปกรณ์หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติแล้ว ต้องมีการจัดเตรียมสถานที่ให้พร้อมเพื่อการติดตั้งอุปกรณ์ เช่น เดินสายไฟใหม่ เดินสายเคเบิลเพื่อเชื่อมโยงระบบเครือข่าย การจัดซื้อซอฟต์แวร์ เป็นต้น รวมทั้งการฝึกอบรมพัฒนาพนักงานให้สามารถใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัตินั้นได้เต็มที่ และอาจมีคู่มือการใช้งานด้วย
6. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ เมื่อได้นำเอาอุปกรณ์และระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้งานในสำนักงานแล้ว ควรมีการประเมิน ผลงานว่ามีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่ มีผลกระทบอย่างไรบ้าง เมื่อทราบปัญหาแล้วควรทำการปรับปรุงระบบ เช่น การเปลี่ยนแปลงอุปกรณ์ใหม่ การปรับเปลี่ยนวิธีการปฏิบัติงานเพื่อให้สอดคล้องกับระบบ เป็นต้น
5. การนำระบบมาติดตั้งในสำนักงาน เมื่อได้พิจารณาจัดหาอุปกรณ์หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติแล้ว ต้องมีการจัดเตรียมสถานที่ให้พร้อมเพื่อการติดตั้งอุปกรณ์ เช่น เดินสายไฟใหม่ เดินสายเคเบิลเพื่อเชื่อมโยงระบบเครือข่าย การจัดซื้อซอฟต์แวร์ เป็นต้น รวมทั้งการฝึกอบรมพัฒนาพนักงานให้สามารถใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัตินั้นได้เต็มที่ และอาจมีคู่มือการใช้งานด้วย
6. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ เมื่อได้นำเอาอุปกรณ์และระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้งานในสำนักงานแล้ว ควรมีการประเมิน ผลงานว่ามีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่ มีผลกระทบอย่างไรบ้าง เมื่อทราบปัญหาแล้วควรทำการปรับปรุงระบบ เช่น การเปลี่ยนแปลงอุปกรณ์ใหม่ การปรับเปลี่ยนวิธีการปฏิบัติงานเพื่อให้สอดคล้องกับระบบ เป็นต้น
แหล่งที่มาอ้างอิง
3 ความคิดเห็น:
รูปเล็กไปนิดนึงครับ
พงษ์ดนัย5021408131
ดีคับอ่านเข้าใจดี
ข้อมูลมากดี
แสดงความคิดเห็น